Eventname: Techjobsday 2022
Veranstalter: Reteinformaticalavoro
Durchführungsjahr: 2022
Dauer: 2 Tage
Verwendete Produkte
SharEvent Eventmanagement-Plattform
SharEvent Virtuelle Messe
Highlights
Zum dritten Mal in Folge hat Reteinformaticalavoro seine jährliche Job-Fair vollständig virtuell durchgeführt und SharEvent als Technologiepartner gewählt.
Nachdem die Verlagerung der Messe in den virtuellen Raum jahrelang von der Pandemie bestimmt war, beruhte die Entscheidung, 2022 vollständig virtuell zu bleiben, auf den ausgezeichneten Ergebnissen – gut genug, um nicht ins Präsenzformat zurückzukehren.
Ausschlaggebend waren dabei vor allem zwei Faktoren: die Zahl der an den beiden Messetagen geführten Gespräche (226 bei 1.550 Terminen) und die Gewissheit für Unternehmen wie Fachkräfte, den gesamten Abgleich von Angebot und Nachfrage abwickeln zu können – praktisch, schnell und sicher.
Das Event
Die zweitägige Messe soll Angebot und Nachfrage von Arbeit im Tech-Sektor zusammenbringen – in einem digitalen Raum namens „Digitale Stadt“.
Die Ziele der Messe sind daher:
- Fachkräfte gewinnen aus dem Tech-Bereich (Junior oder erfahren), die Kontakt zu Unternehmen der Branche suchen;
- Unternehmen gewinnen aus dem Tech-Bereich, die Personal einstellen wollen;
- sich als Referenz der Branche beim Abgleich von Angebot und Nachfrage bei Fachkräften im Tech-Bereich positionieren;
- Beziehungsnetzwerke aufbauen zwischen Tech-Fachkräften und zwischen Fachkräften und Unternehmen;
- Unternehmen wirksame und effiziente Werkzeuge für Terminvergabe und Auswahl von Fachkräften bieten.
Die Herausforderungen
Die wichtigsten Herausforderungen des Events betrafen:
- eine im virtuellen Raum ansprechende und funktionale Erfahrung für Unternehmen und Teilnehmer zu schaffen, um die Zielgruppen zu gewinnen, sie zur Geltung zu bringen und beste Gelegenheiten zur aktiven Teilnahme zu bieten;
- Räume und Werkzeuge für Networking und den Austausch von Kompetenzen und Ideen zu schaffen – oder einfach, damit Tech-Fachkräfte sich gegenseitig und die Unternehmen kennenlernen;
- Gelegenheiten zum Lernen und zur beruflichen Weiterbildung zu schaffen, die die Merkmale der Unternehmen hervorheben und für Fachkräfte attraktiv sind;
- funktionale und gut ausgestattete Räume für den Abgleich von Angebot und Nachfrage am Arbeitsmarkt zu schaffen, mit besonderem Augenmerk auf:
- Sichtbarkeit und Branding der Unternehmensbereiche;
- die Möglichkeit, Terminkalender mit Buchungen zu verwalten;
- die Möglichkeit, den Dokumentenaustausch (CV) praktisch und sicher abzuwickeln.
Die Lösungen
- Virtuelle Messe
Mit SharEvent Virtuelle Messe entstand eine maßgeschneiderte virtuelle Umgebung, in der jedes Unternehmen ein eigenes virtuelles Büro hatte: ein vollständig brandbarer Raum, in dem Folgendes möglich war:
- das Unternehmen vorstellen
- Gespräche planen
- offene Stellen anzeigen
- Details der gesuchten Profile angeben
- Terminbuchung und -verwaltung
Herzstück des Events war das System zur Verwaltung der Gespräche zwischen Unternehmen und Fachkräften – von der Buchung bis zur Bewertung der Lebensläufe.
Der Ablauf wurde bis ins Detail entworfen und umgesetzt, um Funktionalität, Sicherheit und ein angenehmes Erlebnis zu gewährleisten, und gliederte sich wie folgt:
- Terminkalender erstellen
Jeder HR-Verantwortliche konnte einen eigenen Terminkalender anlegen und für jeden Messetag die Zeiten für Gespräche angeben (z. B. 10–12 und 15–18 Uhr) sowie die entsprechenden buchbaren Slots (bei Terminen von je 15 Minuten erstellte SharEvent vier Slots pro angegebener Stunde).
- Terminkalender veröffentlichen
Die Kalender wurden den Teilnehmern zugänglich gemacht, die ihren Termin selbst buchen und dabei direkt aus den verfügbaren Zeiten wählen konnten.
- Gespräche annehmen oder ablehnen
Bei der Anmeldung zur Messe musste jeder Teilnehmer seinen Lebenslauf im persönlichen Bereich hochladen – Voraussetzung, um Gespräche mit Unternehmen buchen zu können. So konnten die HR-Verantwortlichen die Lebensläufe bereits bei der Buchung einsehen und entscheiden, ob sie das Gespräch annehmen oder ablehnen. Erst mit der Annahme wurde der Termin bestätigt, mit einer Benachrichtigung per Browser und per E-Mail an Kandidat und HR-Verantwortlichen.
- Kalender und Änderungen verwalten
Jedes Unternehmen konnte nicht nur die Buchungen der Slots im Kalender verfolgen, sondern auch Termine verschieben, Kandidaten in andere Slots setzen oder Zeiten als nicht verfügbar markieren. Bei verschobenen Terminen wurden die Kandidaten in Echtzeit benachrichtigt.
- Gesprächseinladungen verwalten
Für einen optimalen Abgleich von Angebot und Nachfrage während der Messe konnten die HR-Verantwortlichen aller teilnehmenden Unternehmen die Liste der Angemeldeten filtern (z. B. nach Kompetenzen oder Herkunftsstadt) und sie per E-Mail zur Buchung eines Gesprächs einladen.
- Durchführung der Gespräche
Jedes Unternehmen konnte den Link zur eigenen Call für das Gespräch in der Plattform hinterlegen.
HINWEIS:
Alle Tätigkeiten und Abläufe rund um Organisation und Verwaltung der Gespräche – von der Terminverwaltung bis zur Bewertung der Lebensläufe, vom Versand von Mitteilungen bis zum Networking – gelten mit gleicher Funktionalität und Praktikabilität auch für Präsenzevents, denn das System kann den gesamten Ablauf vor und nach dem Gespräch auch dann integriert abwickeln, wenn dieses in Präsenz stattfindet. Das macht das System auch bei Events in unterschiedlichen Formaten besonders vielseitig (z. B. Online-Ausgaben, hybride und/oder Präsenzausgaben).
- Networking
Durch Räume, Gelegenheiten und passende Werkzeuge wurde das Networking zwischen Fachkräften sowie zwischen Fachkräften und Unternehmen gefördert, um sowohl das Kennenlernen als auch den Informationsaustausch zu unterstützen. Das hat den Aufbau von Beziehungen weiter angeregt und sowohl die Zahl der vereinbarten Termine als auch der tatsächlich geführten Gespräche erhöht.
- Webinare
Als weitere Unterstützung für HR und Recruiting sollte ein dichter Kalender von Workshops per Webinar die technischen und operativen Besonderheiten der Unternehmen auf der Messe hervorheben und so ein gezielteres Interesse der Fachkräfte bündeln. Das hat die Qualität – und damit den Wert – der Termine und Gespräche gesteigert und gleichzeitig Ressourcen- und Zeitverluste für beide Seiten verringert.
Fazit
Ausgehend von den Zielen des Events – Angebot und Nachfrage von Arbeit im Tech-Sektor zusammenzubringen – konnte der Techjobsday 2022 mit Technologie Wert schaffen.
Da es ein Online-Event war, war die „Digitale Stadt“ der zentrale Baustein: ein Online-Raum, der für alle Beteiligten gleichzeitig ansprechend und funktional, angenehm und praktisch sein musste. Möglich wurde das durch einen gebrandeten, personalisierten Raum, in dem nicht nur Veranstalter und Unternehmen zur Geltung kamen, sondern auch alle zentralen Funktionen verfügbar waren (Ausstellungsbereich, System zur Buchung und Verwaltung der Treffen, Austausch von Dokumenten und Informationen) sowie unterstützende Dienste wie Weiterbildung und Schulung (Workshops) oder Networking und der – auch informelle – Aufbau von Beziehungen.
Diese komplexe Architektur zusammenzuhalten war einfacher, weil das tragende Gerüst ein einziges war: die Eventmanagement-Plattform von SharEvent, die die zwei erforderlichen Ebenen ermöglichte – den direkten Betrieb durch die Eventorganisation und die eigenständige Verwaltung durch die einzelnen Teilnehmer, vor allem für Organisation und Durchführung der Gespräche. Ein einziges System, das auf zwei Ebenen gleichzeitig arbeitet, hat die Verwaltungskomplexität eines so vielschichtigen Projekts verringert und gleichzeitig alles unter Kontrolle gehalten – und den einzelnen Teilnehmern die Autonomie gegeben, ihre Aktivitäten nach eigenen Anforderungen und Möglichkeiten zu steuern.