Veranstaltung: Face Ahead 2026
Branche: medizinisch-wissenschaftlicher Kongress
Kunde: OIC Group
Veranstaltungstyp: internationaler Kongress für Mund-, Kiefer- und Gesichtschirurgie, veranstaltet von AO CMF
Ort: Bangkok, Avani+ Riverside Bangkok Hotel
Datum: 1.–3. Oktober 2026
Teilnehmer: 977 Angemeldete
Lösungen: Event-App für iOS und Android, Online-Anmeldung, interaktives Programm, persönliche Agenda, Raumpläne, Sponsorenbereich, E-Poster, virtuelle Tagungstasche, Push-Benachrichtigungen, E-Mail
Face Ahead 2026, „Excellence Beyond Boundaries“, veranstaltet von AO CMF, findet vom 1. bis 3. Oktober 2026 im Avani+ Riverside Bangkok Hotel in Bangkok statt und bringt Chirurginnen und Chirurgen, Forschende, Referierende und Unternehmen der internationalen MKG-Chirurgie zusammen.
Um die Teilnehmenden vor und während des Kongresses zu begleiten, nutzte OIC Group SharEvent für Anmeldungen, Kommunikation und die offizielle Event-App im App Store und bei Google Play.
DER KONTEXT
Face Ahead ist die Veranstaltung von AO CMF, die Fortbildung, Forschung und klinischen Austausch in drei dichten Programmtagen zusammenführt. Die Ausgabe 2026 umfasste:
- 977 Angemeldete aus aller Welt
- drei Tage in sechs parallelen Räumen
- acht Sitzungsformate: Eröffnung, Keynotes, Expertenpanels, interaktive Sitzungen, Oral-Abstract-Sitzungen, Sitzungen der Fachgesellschaften und Abschlussfeier
- E-Poster in der App
- einen Sponsorenbereich mit Materialien und Kontakten
Bei parallelen Sitzungen, einem Programm, das sich bis zuletzt ändert, und einem Publikum aus verschiedenen Zeitzonen brauchte es ein einziges Werkzeug, in jeder Tasche und in Echtzeit aktualisiert.
DIE HERAUSFORDERUNG
Das Programm eines chirurgischen Kongresses ist keine Liste von Uhrzeiten: Jede Teilnehmerin und jeder Teilnehmer stellt sich den eigenen Weg aus Keynotes, Panels, interaktiven Sitzungen und Abstract-Präsentationen zusammen, die sich in verschiedenen Räumen desselben Hotels überschneiden. Der Kunde brauchte:
- ein Programm, lesbar nach Tag und nach Sitzungsformat, mit stets aktuellem Raum und Uhrzeit
- eine persönliche Agenda für jede Person
- Lagepläne des Veranstaltungsorts und der Räume griffbereit
- E-Poster und Materialien in der App, ohne Papier
- einen direkten Kanal für kurzfristige Hinweise
- Sichtbarkeit für Sponsoren in dem Werkzeug, das alle benutzen
All das für ein internationales Publikum, auf Englisch, mit einer App, die vor der Abreise nach Bangkok heruntergeladen wird.
DIE MIT SHAREVENT UMGESETZTE LÖSUNG
Die Anmeldungen liefen über die mit SharEvent erstellte Event-Website: 977 angenommene Anmeldungen, mit einem Spitzenwert von über 400 an einem einzigen Tag in den Wochen vor dem Kongress. Die Kommunikation mit den Teilnehmenden ging von derselben Plattform aus: 2.004 versandte E-Mails mit einer Öffnungsrate von 87 %.
Die Face-Ahead-App im Erscheinungsbild des Kongresses wurde im App Store und bei Google Play veröffentlicht und den Teilnehmenden vor der Abreise freigeschaltet. Darin fanden sie:
- das Programm nach Tag, mit Uhrzeit, Raum und Format jeder Sitzung
- das Hauptprogramm nach Kategorie, von den Keynotes bis zu den Oral-Abstract-Sitzungen
- eine persönliche Agenda, „My Face Ahead“
- Lagepläne des Veranstaltungsorts und der sechs Räume
- den Sponsorenbereich
- E-Poster und eine virtuelle Tagungstasche mit den Kongressunterlagen
- allgemeine Informationen und Push-Benachrichtigungen des Sekretariats
Alle wesentlichen Inhalte des Kongresses waren in einer einzigen digitalen Umgebung versammelt, passend zum Erscheinungsbild der Veranstaltung und stets abgeglichen mit dem Steuerungspanel des Sekretariats.
EIN PROGRAMM, DAS SICH AUF ZWEI ARTEN LESEN LÄSST
In der App lässt sich das Programm nach Tag durchsehen, Donnerstag, Freitag und Samstag, mit Uhrzeit, Raum und Format jeder Sitzung, und nach Kategorie: von den Keynotes bis zu den Oral-Abstract-Sitzungen hat jedes Format eine eigene Farbe und eine eigene Liste. Aus jeder Sitzung heraus speichern die Teilnehmenden sie in ihrer persönlichen Agenda. Eine Raum- oder Zeitänderung aus dem Panel des Sekretariats erreicht die App sofort.
RÄUME, E-POSTER, SPONSOREN UND HINWEISE AN EINEM ORT
Der Bereich Lagepläne fasst den Veranstaltungsort und die sechs Räume zusammen, Moon/Lunar, Air, Galaxy 1 und 2, Sky und Wind, mit der Adresse für alle, die von außerhalb anreisen. E-Poster lassen sich in der App lesen, die virtuelle Tagungstasche sammelt die Kongressunterlagen, der Sponsorenbereich gibt den Partnerunternehmen Sichtbarkeit, und Push-Benachrichtigungen bringen die Hinweise des Sekretariats im selben Moment auf jedes Telefon. Für die Organisation bedeutete das:
- Anmeldungen, Kommunikation und App aus einem Panel
- Programmänderungen einmal veröffentlicht und überall sichtbar
- kein gedrucktes Programm, kein Aushang
- eine direkte Verbindung zu jeder Person an allen drei Tagen
ohne jede zusätzliche Komplexität, die den Teilnehmenden aufgefallen wäre.
DIE ERGEBNISSE
Mit SharEvent ließen sich Anmeldungen, Kommunikation und das digitale Erlebnis von Face Ahead 2026 auf einer einzigen Plattform bündeln. Die Zahlen, abgelesen am ersten Kongresstag:
- 977 Angemeldete, alle angenommen
- 846 App-Downloads, 622 auf iOS und 224 auf Android: 87 % der Angemeldeten
- 1.361 App-Logins
- 2.004 versandte E-Mails, 1.986 zugestellt, 1.749 geöffnet
Technologie im Dienst chirurgischer Kongresse
Face Ahead 2026 zeigt, wie eine gut mit Anmeldungen und Kommunikation verzahnte App die Arbeit an einem internationalen Kongress mit parallelen Sitzungen vereinfacht und den Teilnehmenden Programm, Agenda und Unterlagen immer bei sich gibt, ohne Papier und ohne Schlange am Infopoint.