Heute ist es undenkbar, Events ohne Blick auf ihre Umweltwirkung zu organisieren. Die Gründe sind viele, und wenn der erste darin besteht, den Druck auf unseren Planeten zu senken, wiegen sicher auch nüchternere, wirtschaftliche Motive: grüne Events sind attraktiver für ein Publikum, das stetig wächst und immer sensibler für den Schutz des Planeten und die Verringerung des menschlichen Fußabdrucks ist. Damit werden diese Events auch für Investoren, Aussteller und Sponsoren attraktiver, die davon profitieren, ihre Marke mit einer Initiative zu verbinden, die sich in der Praxis und nicht nur in Worten um die Umwelt kümmert.
Wer Events organisiert und durchführt, dem hilft ein kritischer Blick auf diese Themen nicht nur beim Green Marketing, sondern auch operativ: Wer Abläufe und Aktivitäten überprüft – wie es geschieht, wenn man wirklich eine ökologische Perspektive einnehmen will –, entdeckt oft wirksamere und effizientere Arbeitsweisen. Genau wie es geschehen kann, wenn man versucht, Technologie als Verbündete für nachhaltigere Prozesse einzusetzen, ohne auf etwas anderes zu verzichten. Hier also 3 Schlüsselbereiche jedes Firmenevents, in denen Technologie den Unterschied macht – nicht nur für mehr Nachhaltigkeit, sondern auch für mehr Effizienz und Wirkung.
1. Weniger Druckmaterialien
Viele Firmenevents setzen noch heute auf große Mengen an Druckmaterial. Von Programmen bis zu Badges, von Tickets bis zu Karten ist Papier oft noch das bevorzugte Medium. Aber braucht es das wirklich? Und vor allem: ist es effektiv und effizient? Wer etwas druckt, fixiert es in Zeit und Raum und nimmt sich jede Möglichkeit zur Aktualisierung und Änderung. Gedruckte Broschüren, Programme und Grundrisse sind schön und allen vertraut – doch wer schon einmal ein Event organisiert hat, weiß: Änderungen und Korrekturen kommen oft einen Moment nach dem Druck, und ihre Handhabung erfordert zusätzliche Mittel, die alles unschöner und weniger funktional machen. Wäre es also nicht besser, alles auf digitale Medien zu bringen, die Aktualisierungen und Änderungen in Echtzeit erlauben und jedes Instrument sogar noch nach dem Event anreichern lassen, wenn wir das wollen? Wir könnten zum Beispiel eine ganze Reihe von Aktivitäten online verlagern, mit Werkzeugen wie:
- Online-Anmeldung und Ticketing: keine gedruckten Tickets und Broschüren mehr – Teilnehmer können sich anmelden und ihre Tickets digital erhalten, auf dem Smartphone speichern und nur bei Bedarf ausdrucken.
- Event-Apps: ein einziges Werkzeug mit allen Informationen zum Event – auf Wunsch schon lange vor Beginn verfügbar –, stets aktuell und laufend erweitert: Programme, die bis kurz vor jeder Session aktualisiert werden, Karten, Präsentationen. Zudem können Event-Apps zu echten Matchmaking- und Networking-Instrumenten werden und Engagement und Zufriedenheit aller deutlich steigern, für Teilnehmer wie für Aussteller.
- Marketing- und Promotion-Tools: angesichts des immer stärkeren Wettbewerbs ist es entscheidend, dass Kommunikation und Promotion des Events die richtigen Menschen zur richtigen Zeit auf die richtige Weise erreichen. Was ist also besser als ein abgestimmtes Instrumentarium, das von eigenen Plattformen bis zu „gemieteten” das Publikum bestmöglich und schnellstmöglich erreicht – und, nicht zu unterschätzen, oft auch umweltfreundlicher als Druck und Versand?
2. Effizientes Management von Flächen und Ressourcen
Begrenzte Ressourcen bei steigenden Anforderungen verlangen eine entschlossene Optimierung von Ressourcenverteilung und -nutzung. Zudem werden Events nicht einfacher, im Gegenteil: Ihre Vielfalt bedeutet oft höhere Komplexität im Management. Deshalb sind die richtigen Werkzeuge – auch mobil – entscheidend, um wirtschaftlicher und umweltfreundlicher zu arbeiten, ohne auf Wirksamkeit zu verzichten.
- Planungswerkzeuge: Wer eine Eventmanagement-Software nutzt, um alle Aspekte des Events von der Logistik bis zum Aufbau zu planen und zu koordinieren, optimiert die Nutzung von Flächen, Energie und Verbrauchsmaterial, reduziert Verschwendung und steigert die Effizienz – so werden Mittel für weitere Investitionen frei.
- Apps für das Eventmanagement: sowohl für die Arbeitseffizienz als auch für die Umweltbilanz zählt, dass möglichst viele Aufgaben in Werkzeugen zusammenlaufen, die das Personal immer bei sich tragen kann. Denken Sie nur daran, alle nützlichen Informationen und Benachrichtigungen stets zur Hand zu haben, um besser zu arbeiten und Teilnehmern zu helfen, das Beste aus dem Event zu ziehen.
- Systeme zur Zutrittsverwaltung: elektronische Badges und Zutrittskontrolle per App machen Drehkreuze und Schalter für Check-in und Check-out überflüssig – alles wird nicht nur schneller und angenehmer, sondern auch leichter für Klima und Planeten.
3. Umweltfreundliches Engagement
Das Engagement des Publikums ist ein zentraler Teil des Erfolgs jedes Events. Wenn sich die Menschen von Angeboten und Aktivitäten nicht angesprochen fühlen, ist ein optimales Ergebnis kaum möglich. Doch wie verbindet man Engagement mit geringerer Umweltbelastung? Mit einem Instrumentarium, das genau dafür entwickelt wurde: das Ziel erreichen, ohne den Bildschirm zu verlassen, und dabei auf die Erfahrungen mit sozialen Netzwerken, ihren Dynamiken und Funktionen aufbauen.
- Online-Umfragen und Feedback: inzwischen sind sie bei jedem Event die Norm. Man erwartet sie, so wie man die Kundenservice-Mail nach jedem Kauf erwartet. Aber können wir dabei stehen bleiben? Oder können wir eine im Grunde banale Aufgabe wie das Sammeln von Bewertungen in eine Show verwandeln? Und wie, ohne die Umweltbilanz aus dem Blick zu verlieren? Indem wir eine Online-Show gestalten, in der Beteiligung, Spannung und Neues in Echtzeit selbst zum Event werden – zu einem, an dem wirklich alle teilnehmen wollen, ohne von ihrem Stuhl aufzustehen.
- Teilen auf und neben der Bühne: Social Media ist ein herausragendes Instrument zur Promotion eines Events, nicht nur wenn die Organisation es nutzt, sondern auch und vielleicht vor allem, wenn Teilnehmer damit jene unbezahlbaren Inhalte erzeugen, die user generated content heißen. Die Teilnehmer eines Events dazu zu ermutigen, Erlebnisse und Fotos zu teilen, schafft daher einen umweltverträglichen Promotion-Mechanismus und lässt eine Community rund um die Marke des Events entstehen.
- Strategische Partnerschaften: die richtigen Lieferanten und Partner für das Vorhaben zu wählen, die Umweltbelastung des eigenen Events zu senken, ist entscheidend. Überzeugend grün zu sein setzt nämlich voraus, dass die gesamte Lieferkette ebenso grün ist – sonst riskiert man den Vorwurf, Ökologie nur als Marketingfähnchen zu benutzen, mit unkalkulierbarem Schaden für die eigene Reputation. Wer bereits „ökologisch” geworden ist, hat zudem oft schon viel von seiner Belastung reduziert, auch dank Technologie, und das kann manche Wege vereinfachen und gleichzeitig wirksamer machen.
Natürlich ist auch Technologie nicht CO2-neutral, ganz im Gegenteil. Strom verschmutzt, die Geräte, die wir nutzen, verschmutzen. Das Bild ist deshalb als Ganzes zu betrachten: Was hat die geringere Wirkung? Was kostet weniger Planet? Bei diesen Fragen zeigt sich oft, dass online weniger wiegt als offline – etwa wenn man bedenkt, wie viel ein Präsenzevent durch Anreise, Aufbau und Ähnliches an Umweltbelastung „wiegt” im Vergleich zu einem Online-Event.
Aber sicher nicht immer. Es gibt viele Offline-Mittel, die, auch dank Recycling, den CO2-Fußabdruck weit stärker senken können als eine E-Mail. Und so ist das Optimum am Ende immer ein guter Kompromiss und kein Entweder-oder – besonders wenn eine gute Portion gesunder Menschenverstand dazukommt.
Muss diese E-Mail letztlich wirklich, wirklich verschickt werden?