Ein Event, das funktioniert, hat vor allem ein effizientes Zutrittsmanagement.
Jeder Profi in der Eventorganisation weiß, wie entscheidend es ist, einen reibungslosen Ablauf in einem der Momente zu garantieren, die die Visitenkarte des Events sind: dem Check-in. Die Kontrollen beim Ein- und Austritt aus dem Event und aus den Sessions und Räumen müssen schnell und effizient sein und gleichzeitig Sicherheit und Praxistauglichkeit bieten, auch für das Personal.
Wenn heute von Zutrittskontrolle bei Events die Rede ist, geht es meist um Software, die den gesamten Prozess steuert (niemand von Ihnen arbeitet noch mit Zettel und Stift, oder?) und um Apps, die dies überall optimal ermöglichen, ohne an feste Strukturen oder Orte gebunden zu sein. Doch bei der großen Auswahl am Markt: wie wählen wir die richtige App für unsere Anforderungen?
Um Ihnen die Antwort zu erleichtern, haben wir einen kurzen Leitfaden erstellt, der Punkt für Punkt die Eigenschaften zusammenfasst, die ein gutes Produkt nach Meinung unserer Kunden haben muss – sie haben meist mehrere getestet, bevor sie den passenden Schuh gefunden haben.
1. Geschwindigkeit und Effizienz: der Schlüssel zum schnellen Check-in
Ein schneller Check-in ohne Warteschlangen und übermäßige Wartezeiten ist der beste Weg, Gäste beim Event und in allen seinen Teilen willkommen zu heißen – von Seminaren und Sessions bis zu Terminen mit Sponsoren und Ausstellern. Damit das möglich ist, muss die App zur Zutrittskontrolle nicht nur technisch leistungsfähig sein (also die relevanten Datenbanken erreichen und Daten schnell und präzise erfassen), sondern auch praktisch in der Nutzung, am besten intuitiv für das Check-in-Personal wie für die Teilnehmer, wenn diese selbst einchecken.
2. Zuverlässigkeit und Sicherheit: von der DSGVO bis zu den Servern lautet das Schlüsselwort (Daten-)Schutz
Die Sicherheit der personenbezogenen Daten der Teilnehmer ist sicher ein weiterer entscheidender Aspekt bei der Wahl einer App zur Zutrittskontrolle. In die Waagschale gehört daher nicht nur die Einhaltung der DSGVO, sondern auch die Sicherheit der genutzten Server und ein Schutzsystem für Übertragung und Speicherung der Daten. Abgerundet wird das Ganze durch eine angemessene Authentifizierung für den Zugang zu den Werkzeugen, damit nur autorisiertes Personal sie nutzt.
3. Individualisierung: Eine gute App passt sich Ihren Anforderungen an, nicht Sie ihren
Kein Zweifel: Jedes Event hat eigene Anforderungen, deshalb zählt eine App, die flexibel genug ist, um Funktionen an den Bedarf anzupassen. Von einfachen Dingen wie der Möglichkeit, Custom-Felder anzulegen, bis zu stärker strukturierten, die zügig und wirksam auf die Arbeitsabläufe und Besonderheiten des Events reagieren. Denn auch das heißt, den Teilnehmern ein einzigartiges Erlebnis zu bieten.
4. Integrierbarkeit: nahtlose Verbindung mit Ihren anderen Tools
Das klingt wie ein Detail, ist es aber nicht. Wie gut sich die App in die genutzte Eventmanagement-Software und in alle weiteren eigenen und Lieferanten-Tools integriert, ist entscheidend. Eine App, die reibungslos mit der komplexen Architektur eines Events zusammenspielt – von der Buchungssoftware bis zu den übrigen Organisations- und Verwaltungswerkzeugen –, macht die Arbeit einfacher und gleichzeitig sicherer und ermöglicht Wesentliches wie die Datensynchronisierung in Echtzeit und ein effizientes, fehlerfreies Management.
5. Reporting und Analyse: Performance verfolgen und bewerten
Um die Wirksamkeit eines Events zu bewerten und fundierte Entscheidungen für die Zukunft zu treffen, muss eine App zur Zutrittskontrolle die Möglichkeit bieten, Analysen und Reports zu erstellen – gestützt etwa auf eine Software, mit der sich die Daten aufbereiten und zu wirksamen Kommunikations- und Marketinginstrumenten machen lassen. Von einfachen Auswertungen – Teilnahmezahlen, Besucherströme, Aktivitäten der Teilnehmer, Bewertung des Events und seiner Teile – bis zu anspruchsvolleren Auswertungen sollte alles erfasst werden, um analysiert werden zu können. Es sind die zentralen Informationen, um den Erfolg des Events zu beurteilen und Verbesserungen vorzunehmen, wenn nicht in Echtzeit, dann für künftige Ausgaben.
6. Technischer Support und Kundenservice: unverzichtbar
Der Wert eines Produkts liegt auch im Service, der es begleitet – das gilt auch für Apps zur Zutrittskontrolle, angesichts ihres Beitrags zum Erfolg eines Events. Wichtig ist daher ein Anbieter mit solidem technischen Support und schneller, verlässlicher Betreuung. Auch Support-Ressourcen wie ausführliche Dokumentation, Tutorials oder telefonische Hilfe können entscheidend sein, um Probleme oder Fragen zu klären, während Sie die App nutzen.
Kurz: Die Wahl der richtigen App zur Zutrittskontrolle beginnt mit einer Bewertung der spezifischen Merkmale und Anforderungen des geplanten Events, doch ebenso wichtig ist ein Set an Eigenschaften, das man universell nennen könnte. Diese machen das Werkzeug zu einem echten Verbündeten bei der Umsetzung eines Events und sollten daher jedes Mal auf der Checkliste stehen, wenn Sie das beste Werkzeug suchen.