Wie stellen Sie sicher, dass Sponsoren und Aussteller mit ihrer Teilnahme zufrieden sind und den größten Nutzen aus Ihrem Event ziehen?
Technologie kann dabei helfen, ohne Kosten oder Arbeitsaufwand zu erhöhen – auf mindestens vier Arten.
Hier sind sie.
1. Schenken Sie ihnen Websites
Eine Website zu erstellen ist zweifellos ein unverzichtbarer Schritt bei der Organisation eines Events, weil sie ein zentrales Instrument für dessen Bewerbung ist – doch Sie können sehr viel mehr von ihr verlangen.
Sie können zum Beispiel für jeden Sponsor und Aussteller einen eigenen Bereich, eine Schaufensterseite oder fast eine Mini-Site anlegen, in der jedes Unternehmen nicht nur seine Präsenz optimal steuern, Material verteilen oder Informationen bereitstellen, sondern auch maßgeschneiderte und exklusive Services für das Event anbieten kann.
Kompliziert?
Anspruchsvoll sicher, aber mit großer Wirkung. Und nicht einmal besonders schwierig, wenn Sie die richtigen Werkzeuge zur Hand haben, etwa ein CMS (Content Management System), das die ständige Verfügbarkeit eines Entwicklers oder Webmasters weniger nötig macht und mit dem Sie kleine Sites einfach erstellen und bei Bedarf in Echtzeit ändern können.
2. Nutzen Sie eine Eventmanagement-Plattform
Eine Eventmanagement-Software ist nicht nur ein Werkzeug für Veranstalter, sondern bietet auch Ausstellern und Sponsoren viele Vorteile. Sie kann nämlich genutzt werden, um die Besucherströme zu den Ständen oder den Aktivitäten der Aussteller wirksamer zu steuern, und sorgt so für ein angenehmeres, besser organisiertes Erlebnis. Wenn sie Daten präzise und effizient erfasst, lassen sich diese schon während des Events in nützliche Arbeitsinstrumente verwandeln. So können Aussteller und Sponsoren die gesammelten Informationen nutzen, um ihre Präsenz auf dem Event zu optimieren und Trends sowie Geschäftschancen zu erkennen.
Die richtige Eventmanagement-Software kann außerdem viele Informationsflüsse personalisieren, von Push-Benachrichtigungen bis zum Newsletter, damit die Kommunikation nicht nur des Events, sondern auch jedes einzelnen Sponsors und Ausstellers noch wirksamer wird. So kann sich jeder Teilnehmer als Teil eines gemeinsamen Projekts fühlen und seine Präsenz optimal nutzen.
3. Bieten Sie integrierte Services
Für Ihr Event tun Sie es schon, tun Sie es auch für Ihre Aussteller. Was?
In Erlebnissen denken, also mehrere Werkzeuge vernetzen, um weitere und produktivere Sinnwelten zu schaffen.
Ein Beispiel? Gesponserte Webinare sind das klassische Mittel, um Marken, Unternehmen und deren Produkten und Services Sichtbarkeit zu geben. Sie gehören inzwischen praktisch zu jedem Event und sind damit so gewohnt, dass sie fast banal wirken. Warum also nicht diese Instrumente anreichern und mit anderen verbinden, etwa mit Gamification? Oder noch komplexere Strukturen bauen, in denen die Workshops untereinander vernetzt sind und von Lern- und Engagement-Tools gestützt werden, die sie für die Zielgruppen noch nützlicher machen?
Denn Wert zu schaffen ist entscheidend für den Erfolg – und Wert lässt sich sehr wohl messen.
4. Teilen Sie die Daten von Anfang an
Daten am Ende eines Events zu liefern ist einfach. Und es ist ohnehin das, was alle erwarten. Doch zu diesem Zeitpunkt ergeben sie zwar ein vollständiges Bild der Performance, lassen sich aber nur noch für die Zukunftsplanung nutzen – und das heißt meist die Ausgabe des nächsten Jahres oder irgendein künftiges Event.
Werden die Daten hingegen sofort verfügbar gemacht, womöglich in Echtzeit, können Sie damit mehr von dem tun, was am meisten geschätzt wird, und Verschwendung vermeiden sowie Ressourcen optimieren. Sie werden so zum Mittel, den Menschen auf die beste und wirksamste Weise zu geben, was sie wollen. Natürlich muss sich die gesamte Struktur hinter dieser Planung ebenso schnell und flexibel verändern können, um zu werden, was sie werden muss – doch ein Kompass ist schon ein guter Schritt, um sich im Labyrinth zurechtzufinden.
Zurück also zur Ausgangsfrage: Wie wertet man die Präsenz von Sponsoren und Ausstellern auf einem Event auf? Die Instrumente sind viele und verschieden und hängen von zahlreichen Faktoren ab, zuerst von der Art des Events und von den Menschen, die es besuchen – als Teilnehmer wie als Investoren. Wie also wählen?
Die erste Antwort lautet: indem Sie die richtigen Fragen stellen, vor allem die, wie Sie Sponsoren und Aussteller in die Lage versetzen, echten Wert für das Erlebnis der Teilnehmer zu schaffen und gleichzeitig Wert für sich selbst und ihr eigenes Geschäft.
Klingt vertraut? Richtig, denn es ist dieselbe Perspektive wie die des Veranstalters, der am Erlebnis aller Teilnehmer arbeiten muss, damit es seiner eigenen Arbeit Wert bringt.
Die zweite lautet: indem Sie sich mit den richtigen Werkzeugen ausstatten, die das Event nicht nur organisierbar und steuerbar machen, sondern auch allen etwas bieten, die den Wert des gewünschten Erlebnisses steigern können – Ausstellern und Sponsoren zuallererst. Ob es Websites, Daten, Kommunikations-, Engagement- und Networking-Tools sind wie in unseren Beispielen oder andere, die zum jeweiligen Erlebnis besser passen: den Unterschied macht, wenn diese Werkzeuge übergreifend nutzbar werden und so ein Ökosystem schaffen, in dem sich die verschiedenen Perspektiven und Ziele gegenseitig bereichern.
Und dann braucht es natürlich einen guten Dirigenten, der alles zusammenhält, mit einheitlicher Vision und dem Blick auf das Ziel. Das aber nennt man Erfahrung und Professionalität im Eventmanagement.